Jak wykreować profesjonalny wizerunek - autoprezentacja i prowadzenie spotkań w biznesie

Codzienną praktyką biznesową są spotkania z klientami, w zespołach i działach. Do tego dochodzą prezentacje, wystąpienia na konferencjach i wiele innych okazji, podczas których większość uwagi skupia na sobie osoba organizująca lub prowadząca spotkanie. Przytoczone wyżej okoliczności są w wielu firmach i branżach niemal rutynowe. W praktyce okazuje się jednak, że na niektórych spotkaniach uczestnicy są zainteresowani i zaangażowani, na innych nerwowo spoglądają na zegarek i chcą, aby jak najszybciej się skończyły. Wbrew pozorom wcale nie zależy to tylko od tematyki zebrania, ale przede wszystkim od osoby prowadzącej. Jej sposobu mówienia, zachowania, gestów. Wiele osób ma wrodzoną umiejętność autoprezentacji, a prowadzenie spotkań przychodzi im naturalnie. Czy pozostałe osoby powinny zrezygnować z tej aktywności? Absolutnie nie, bo sztuki autoprezentacji można się nauczyć, a później ją doskonalić. Od czego zacząć naukę autoprezentacji i czy warto zapisać się na szkolenie w tym zakresie?

Sztuka autoprezentacji - przede wszystkim pewność siebie

Podstawą sukcesu każdego spotkania, wystąpienia czy prezentacji jest dobre przygotowanie. Wiele osób wychodzi z założenia, że jeśli spotkanie dotyczy tematyki, którą zajmują się na co dzień, oznacza to, że nie muszą się sumiennie przygotować, bo wiedzę z tego zakresu mają w pełni opanowaną. Jest to błędne założenie, a przygotowanie do spotkania ma nie polegać na przyswojeniu informacji, a raczej usystematyzowaniu ich, uporządkowaniu i przygotowaniu planu, a nawet konspektu. Taki dokument będzie nie tylko „ściągą” na wypadek, gdyby zapomniało się, jaki jest następny punkt do omówienia, ale również drogowskazem, który utrzymywałby spotkanie na właściwych torach i nie pozwalał za bardzo wchodzić w dygresje i tematy niezwiązane z zebraniem. Ogólnie, dobre przygotowanie się do spotkania jest podstawą pewności siebie, która z kolei jest kluczowa dla dobrej autoprezentacji. Słuchacze od razu wyczują niepewność i moment zawahania, ale jednocześnie docenią dobre przygotowanie oraz zdecydowanie i konsekwencję w utrzymywaniu spotkania w ryzach.

Prowadzenie spotkań - środki przekazu i pomoce audiowizualne

Kolejnym bardzo ważnym aspektem udanego prowadzenia spotkań jest odpowiednie dobranie środków przekazu, w tym pomocy audiowizualnych. Często zdarzają się sytuacje, w których osoba prowadząca spotkanie ma wielką wiedzę, ale nie umie jej przekazać i wcale nie wynika to z jej złej woli – po prostu najczęściej korzysta z niej tylko na swój użytek i nie do końca precyzyjnie lub jasno umie ją wytłumaczyć. Umiejętności tłumaczenia i przekazywania informacji również można się nauczyć. Przed spotkaniem warto przeanalizować przygotowane przez siebie plan oraz zagadnienia, znaleźć punkty, które potencjalnie będą mogły wymagać dodatkowego wyjaśnienia i zastanowić się, czy tak naprawdę umie się je wytłumaczyć w przystępny sposób, zrozumiały nawet dla osoby, która miała niewielką styczność z daną materią. Za odrębne zagadnienie należy uznać wykorzystanie pomocy audiowizualnych – głównie prezentacji komputerowych. Taka prezentacja z całą pewnością nie może zawierać zbyt wielu informacji. Częstym błędem jest umieszczanie na slajdach całych ścian tekstu, które odciągają uwagę od prowadzącego spotkanie, ale jednocześnie wcale nie są dobrze przyswajane przez odbiorców. Z drugiej strony przygotowanie prezentacji bez treści – tylko po to, żeby była – też mija się z celem. Dobrze przygotowana prezentacja powinna być uzupełnieniem tego, co się mówi lub ilustracją do przekazywanych informacji. Nigdy natomiast nie powinna być nic niewnoszącym dodatkiem lub, z drugiej strony, elementem, który będzie w głównej mierze przykuwał uwagę, a w konsekwencji – rozpraszał.

Sztuka autoprezentacj - trochę aktorstwa, trochę dyplomacji

Najtrudniejszym elementem w sztuce autoprezentacji i prowadzenia spotkań jest forma komunikacji. Każdy ma wrodzony sposób mówienia, zachowywania się, gestykulacji i ogólnie – mowy ciała. Nad tym wszystkim da się zapanować, ale wymaga to pracy i wytrwałości. Autoprezentacja ma tak naprawdę wiele wspólnego z… aktorstwem. Wymaga od prowadzącego zachowania w szczególny sposób, często bardzo innego od zachowania na co dzień. Ważne jest jednak, aby umieć znaleźć się w takiej sytuacji i sprawić, że odbiorcy nie zobaczą sztuczności czy nieszczerości. To przede wszystkim kwestia sposobu mówienia – tembru głosu, tempa, umiejętnego operowania pauzą lub zawieszeniem głosu czy akcentowaniem najważniejszych informacji i fragmentów. To również umiejętność utrzymania skupienia u słuchaczy odpowiednią dynamiką spotkania czy prezentacji. Są osoby, które mają dar autoprezentacji, naturalną charyzmę, którymi potrafią nie tylko zainteresować niewielką grupę odbiorców, ale nawet porwać tłumy. Nie oznacza to jednak, że nie można się tego nauczyć lub poprawić.

Czy szkolenie z autoprezentacji ma sens? Zdecydowanie tak!

Koniecznie trzeba to jeszcze raz podkreślić – sztuki autoprezentacji i umiejętności prowadzenia spotkań można się nauczyć. Najlepszym nauczycielem jest, rzecz jasna, praktyka, ale warto do przygotowywania i prowadzenia spotkań podchodzić z bazą wiedzy, która lepiej pozwoli odnaleźć się w roli prelegenta lub mówcy. Zdecydowanie warto skorzystać ze szkoleń z autoprezentacji. Trzeba jednak zwrócić baczną uwagę, co tak naprawdę oferuje dane szkolenie i czy na pewno będzie ono pomocne. Częstą praktyką jest bowiem zlecanie prowadzenia takich szkoleń dziennikarzom, również tym bardziej popularnym. W zamiarach organizatorów ma gwarantować to lepszy poziom merytoryczny, a w praktyce gwarantuje głównie większą frekwencję. Nie ujmując nic dziennikarzom, mają oni najczęściej mgliste pojęcie o specyfice spotkań biznesowych i sztuce autoprezentacji w tym zakresie. Zdecydowanie lepiej w takiej sytuacji zdecydować się na praktyków, którzy organizują i prowadzą spotkania biznesowe w swojej pracy. To najlepsza gwarancja tego, że wiedza będzie nie tylko wartościowa merytorycznie, ale również oparta na mocnych podstawach codziennych obowiązków trenerów. Przykład takiego szkolenia z autoprezentacji można znaleźć na stronie EY Academy of Business. Wedle zapewnień organizatorów szkolenie nie jest sztywnym uczeniem się reguł i zasad prowadzenia spotkań. Daje raczej uczestnikom narzędzia, z których będzie można skorzystać w bardzo różnych sytuacjach.

Sztuka autoprezentacji - przydatna w biznesie, przydatna w życiu

Szkolenie ze sztuki autoprezentacji to rozwiązanie idealne dla managerów różnych szczebli, sprzedawców, ale również osób, które chcą dobrze prezentować się podczas publicznych wystąpień – przedstawicieli urzędów czy władz samorządowych. Zdobytą tam wiedzę można jednak z całą pewnością wykorzystać szerzej niż tylko służbowo. Opanowana sztuka autoprezentacji z pewnością pozwoli zachować się odpowiednio również w różnych stresujących lub wymagających wystąpienia publicznego w sytuacjach życia codziennego.

Artykuł Partnera

fot. pixabay.com